Wie nutze ich Outlook Web App

Mit der rechter Maustaste kann man in allen Postfachbereichen ebenenweise mehrere Ordner erstellen. Ebenso Favoritenordner markieren und Ordner mit „Berechtigungen…“ freigeben.

Wie in vielen anderen Anwendungen kann man auch hier Mails nach verschiedenen Kriterien sortiert anzeigen lassen.
Für die Darstellung der Mails bietet OWA zwei Möglichkeiten an.
 

1. Mit „Nachrichten“ werden alle Mails einzeln angezeigt.
    
2. Mit der Einstellung „Unterhaltung“ werden gesendete und empfangene Nachrichten sortiert unter einem Betreff dargestellt. Für einen besseren überblick ist diese Darstellung empfehlenswert.

Sobald Sie mit der linken Maustaste ein Objekt (z.B. eine Mail) anwählen, erscheinen im Kopfbereich div. Funktionen um Ihre Mails zu verarbeiten.

Unter „Mein Konto“ können Sie all Ihre Personenbezogenen Dateien eintragen. Minimal sollte aber Ihr Vorname und Nachname sowie Ihr Anzeigename und Ihre Mailadresse ausgefüllt sein.

Rechts unten sehen Sie die „Postfachverwendung“. Ihr Speicherplatz ist aktuell auf 1GB (=1.024MB) begrenzt. Je nach Wichtigkeit Löschen oder Archivieren Sie gelegentlich Ihre Mailpostfachdaten. Achten Sie auf Mails mit großen Anhängen.

Wenn Sie mögen, können Sie Ihrem Profil auch ein Foto hinzufügen. Zum Schluss klicken Sie auf „Speichern“

Ihnen ist der Standardhintergrund zu unattraktiv? Das lässt sich im Designbereich ganz schnell ändern. Wählen Sie einfach mit der Maus ein Kästchen an. Wenn Sie sich für ein Design entschieden haben, klicken Sie auf „Speichern“.

In diesem Bereich können Sie Zielempfänger zusammenfassend als Gruppe erstellen, bearbeiten sowie löschen.

Eine Verteilergruppe besteht aus mindestens zwei Personen im freigegebenen Adressbuch einer Organisation. Sie können Gruppen erstellen, die anderen Benutzern im Adressbuch angezeigt werden. Gruppenbesitzer können die Mitgliedschaft beschränken. Sie können auch einer vorhandenen Gruppe beitreten oder diese verlassen.

Sie können viele gängige Aufgaben mithilfe der Tastatur ausführen. Sie können auswählen, welche Tastaturkombinationen Sie verwenden möchten, oder sie deaktivieren.

Wählen Sie eine Option aus. Eine nähere Beschreibung finden Sie hier : Tastenkombinationen für Outlook

Im Add-In Bereich können Sie weitere nützliche Anwendungen zu Ihrem Postfach hinzufügen. Diese können Sie über den Office Store, Dritte oder als Upload von Ihrem Gerät installieren. Achten Sie hier bitte auch darauf, wie vertrauenswürdig der App-Anbieter ist sowie wie seine AGBs/Datenschutzerklärungen lauten.

Mit +, - und Kreispfeilsymbol können Sie Add-Ins hinzufügen, entfernen und aktualisieren.

Unter „Mobile Geräte“ werden die Geräte aufgelistet, welche mit Ihrem Mail-Postfach verbunden sind. Achten Sie darauf, dass diese Ihnen auch gehören. Andernfalls löschen Sie diese und/oder ändern Sie Ihr Passwort. Das ändern eines Passwortes ist nur mit der IT-Abteilung möglich.

Durch das aktivieren, können Sie das Postfach auch ohne Internetzugang nutzen.

Wenn Ihre übliche Arbeitsweise es vorsieht, dass Sie Mails bevorzugt vorlesen lassen möchten, empfiehlt es sich diese Option zu aktivieren. Der Sender wird aufgefordert, seine Mail dahingehend zu optimieren, so dass z.B. Student:Innen zusammenhängend vorgelesen wird.

Sie haben Probleme bei der Darstellung der neuen Outlook Web App Oberfläche? Dann aktivieren Sie „Outlook Light verwenden“. Dies ist vorteilhaft bei älteren Browsern, schlechter Internetverbindung sowie die Anforderung an die Barrierefreiheit.

Ihr Postfach und dessen Oberfläche wird auf Englisch angezeigt? Wenn Sie mögen können Sie dies hier auf Ihre Wunschsprache umstellen sowie diverse Zeitangaben ändern.

Falls Sie gerade im Urlaub u.a. sind, können Sie unter „Automatische Antworten“ einen allgemeinen Text eingeben, welcher an dem E-Mailsender automatisch versendet wird. Achten Sie darauf, dass die Einstellung bei Ihrer Rückkehr deaktiviert ist.

Achten Sie ebenso darauf, dass es zwei Bereiche gibt.

1. Automatisch Antworten an Absender außerhalb der Organisation – z.B. @gmail.com; @live.de; @...
2. Automatisch Antworten an Absender innerhalb der Organisation – @hfmdd.de !!!

Eine nützliche Funktion ist das „Senden rückgängig machen“. Nachdem Sie eine Mail verfasst haben und diese ausversehen versendet haben, wird Ihnen für wenige Sekunden die Option „rückgängig machen“ angeboten. Dies Option müssen Sie hier aktivieren. Standardmäßig ist sie deaktiviert.

Auch sehr nützlich ist der Bereich „Posteingangs und Aufräumregeln“. Hier können Sie Ihr Postfach dahingehend automatisieren, was mit eingehenden Mails geschehen soll. Probieren Sie die vielfältigen Möglichkeiten der Regel aus.

Wählen Sie aus, wann Elemente als gelesen markiert werden sollen.

Geben Sie an, was beim verschieben oder löschen von Elementen akustisch, visuell und technisch geschehen soll.

E-Mail Sender fordert gelegentlich bei wichtigen Nachrichten eine Lesebestätigung an. Hier können Sie einstellen, wie diese versendet werden soll.

Die Antworteinstellung können Sie ganz nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Wollen Sie prinzipiell immer allen Antworten (Von:***; BC:***; CC:***), dann wählen Sie „Allen antworten“.

Antworten Sie bevorzugt nur den Versender von Mails (Von:***), dann wählen Sie „Antworten“.

Optional können Sie bei allen Mails auch „Antworten“ und „Allen Antworten“ auswählen.

In ungünstigen Fällen erhalten Sie von Zeit zu Zeit Spam Mails. Diese können Sie mittels der Absenderadresse hier eintragen. Die Mails werden zukünftig bei Eingang direkt in den Junk/Spam-Ordner verschoben.

Natürlich können Sie auch eigene Regeln erstellen.

Geben Sie die Mailadresse der Junk Mail ein und klicken Sie auf „+“ und anschließend auf Speichern.

Achtung: Bei POP und IMAP können Sie nur E-Mails senden und empfangen. Nur durch eine Exchange-Verbindung können weitere Informationen wie Kontakte und Kalenderdaten synchronisiert werden.

Verbinden Sie Ihre Speicherkonten, damit Sie Dateien aus diesen anfügen können. Dies ist hilfreich, wenn Sie sehr große Dateianhänge versenden möchten.

Alternativ können Sie wie gewohnt auch während des Verfassens einer Mail Anhänge hinzufügen.

Die Darstellung von Unterhaltungen können Sie hier einstellen. Neuste Nachrichten oben oder unten anzeigen. Ebenso gelöschte Nachrichten, welche sich noch im Papierkorb befinden.

Unter Einstellungen können Sie Ihre persönliche Signatur anlegen. Des Weiteren gibt es hier weitere Einstellmöglichkeiten, welche Sie interessieren könnten. Wenn Sie mögen, passen Sie diese für Ihre Bedürfnisse an.

Speichern Sie Ihre Signatur ab.

Wenn Sie mögen, kann Outlook eine Seitenvorschau darstellen, welche sich hinter einem Link verbirgt.

Falls bei Ihrem Empfänger keine HTML Mails darstellt werden könne, können Sie hier auch auf „nur Text“ umstellen.

Wählen Sie aus, wie Ihre Nachrichten angezeigt werden sollen. Sortiert nach Absendername oder Betreff. Ebenso können Sie den Vorschautext definieren.

Passen Sie Ihre häufigsten verwendeten Aktionen an. Schnelle Aktionen werden neben Absendernamen und Betreffzeilen in Ihrer Nachrichtenliste angezeigt.

Passen Sie den Lesebereich an.

Steuern Sie, wie Einladungen, Antworten und Benachrichtigungen verarbeitet werden.

Erinnerungen können Sie stufenweise, ab 5 Minuten bis 2 Wochen, vor Termin einstellen. Praktisch ist auch eine tägliche Agenda zusenden zu lassen.

Hier können Sie einstellen, wieviel Einblick Sie in Ihren freigegebenen Kalendern geben möchten. Unter „Berechtigungen auswählen“ können Sie wählen zwischen „nur Verfügbarkeit“, „eingeschränkte Details“ und „alle Details“.

Falls Sie die Geburtstage Ihrer Kontakte mit eingepflegt haben, können Sie hier noch das Anzeigen von Geburtstagen global ein- oder ausschalten.