Wie nutze ich Outlook Web App
>>> Benutzeroberfläche bis Q3/2021
Seit Q3/2021 besitzt Outlook Web App eine neue Benutzeroberfläche.
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| P003-11 | Stand : 31.03.2021 (Rev. A) – Autor: Support SN
1. Nützliche Einstellungen in Outlook Web App
1.1 Linker Bereich des Browserfensters
Unter Postfachordnersystem können Sie mittels der rechten Maustaste zusätzliche Unterordner erstellen, worin Sie händig oder über eine definierte Regel eingehende E-Mails automatisch einsortieren können. Beachten Sie, dass die Sender als Kontakt oder Gruppe in Ihrem Postfach eingetragen wurden (unter Personen). Andernfalls sehen Sie alle eingehenden Mails unter Inbox bzw. Junk (Posteingang bzw. Spam).
1.2 Rechter Bereich des Browserfensters
Funktion Mail E-Mails senden, empfangen und verwalten
Funktion Kalender Termine eintragen, ändern und löschen
Funktion Personen Kontakte/Grupen hinzufügen, bearbeiten und löschen
Funktion Aufgaben Management von Terminen, Notizen, Zielen und Projektmeilensteinen. Kalender-ungebunden
Profil Profilbild ändern, abmelden, weiteres Postfach hinzufügen
Einstellungen Postfach aktualisieren od. F5, Optionen
1.2.1 Optionen / Konten
In diesem Bereich finden Sie allgemeine Informationen zu Ihrem Postfach.
1.2.2 Optionen / Konten / POP & IMAP Einstellung
Achtung: Bei POP und IMAP können Sie nur E-Mails senden und empfangen. Nur durch eine Exchange-Verbindung können weitere Informationen wie Kontakte und Kalenderdaten übertragen werden.
1.2.3 Optionen / E-Mail Organisieren (Abwesenheitsmitteilung/Urlaub einstellen)
Durch das Anlegen einer Regel können Sie eingehende E-Mails automatisch sortieren lassen. Auch eine Abwesenheitsmitteilung (z.B. Urlaub) kann hier eingestellt werden – über Automatische Antworten.
1.2.4 Optionen / Gruppen
In diesem Bereich können Sie Zielempfänger zusammenfassend als Gruppe erstellen, bearbeiten sowie löschen.
1.2.5 Konten / Websitepostfächer
Zitat: „Websitepostfächer ermöglichen es Ihnen und Ihrem Team, alle Inhalte eines freigegebenen Projekts an einem einzigen Ort zu speichern und über diesen Ort darauf zuzugreifen. Damit Ihr Websitepostfach erstellt wird, fügen Sie die Websitepostfach-App zu einer SharePoint-Website hinzu, und führen Sie die App dann aus. Die folgende Liste enthält die Websitepostfächer, auf die Sie Zugriff haben. Welche dieser Postfächer in Outlook 2013 angezeigt werden, legen Sie fest, indem Sie das Kontrollkästchen neben dem jeweiligen Postfach aktivieren oder deaktivieren.“
1.2.6 Konten / Einstellungen
Unter Einstellungen können Sie Ihre persönliche Signatur anlegen. Des Weiteren gibt es hier weitere Einstellmöglichkeiten, welche Sie interessieren könnten. Wenn Sie mögen, passen Sie diese für Ihre Bedürfnisse an.
1.2.7 Konten / Telefon
Hier werden Geräte aufgelistet, welche mit Ihrem Mail-Postfach verbunden sind. Achten Sie darauf, dass diese Ihnen auch gehören. Andernfalls löschen Sie diese und ändern Sie Ihr Passwort. Sprechen Sie unsere IT-Abteilung darauf an.
1.2.8 Konten / Blockieren oder Zulassen
In ungünstigen Fällen erhalten Sie von Zeit zu Zeit Spam Mails. Diese können Sie mittels der Absenderadresse hier eintragen. Die Mails werden zukünftig bei Eingang direkt in den Junk/Spam-Ordner verschoben. Natürlich können Sie auch eigene Regeln erstellen.
Vergessen Sie nicht zu Speichern.
1.2.9 Konten / Apps
Hier können Sie weitere nützliche Anwendungen zu Ihrem Postfach hinzufügen. Diese können Sie über den Office Store oder über Dritte beziehen. Achten Sie hier bitte auch darauf, wie vertrauenswürdig der App-Anbieter ist sowie wie seine AGBs lauten - Datenschutz.
