Hinweise zum Datenschutz
hfmdd.de
Werte Nutzer dieses Internetauftritts,
wir sind uns bewusst, dass Ihnen der sorgfältige Umgang mit Ihren persönlichen Informationen wichtig ist. Wir schätzen deshalb Ihr Vertrauen, dass Sie uns für den gewissenhaften Umgang mit Ihren persönlichen Daten entgegenbringen. Wir möchten Sie im Folgenden zum Datenschutz bei dem Besuch der Website der der Hochschule für Musik Carl Maria von Weber Dresden unterrichten:
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Sächsischen Datenschutzgesetzes ist die Hochschule für Musik Carl Maria von Weber Dresden, Wettiner Platz 13, 01067 Dresden.
2. Welche Daten erheben wir und wofür verwenden wir Ihre persönlichen Informationen?
Wir speichern und erfassen über diese Website nur dann personenbezogene Daten (z.B. Namen, Anschriften, Telefonnummern oder Email-Adressen), wenn Sie uns solche Daten freiwillig im Rahmen konkreter Nutzungsvorgänge (z.B. Kontaktformular, Online-Bewerbung, Registrierung in unserer Alumni-Datenbank, Newsletter) zur Verfügung stellen, wobei es sich teilweise um Pflichtfelder (*) handelt. Die Daten werden durch uns vertraulich behandelt, dienen ausschließlich der Bearbeitung Ihrer Anfrage und werden ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben.
Anders als viele andere Internetanbieter erheben wir grds. keine IP-Adressen unserer Nutzer. Es erfolgt ausschließlich eine anonymisierte Zählung der Zugriffe, d.h. der Anzahl der Besuche unserer Website pro Browser und Referrer-URL (Website, von welcher Sie zu uns gefunden haben, z.B. Suchmaschinen) mittels des Tools Piwik/Matomo.
Jedoch erheben und speichern wir im Falle einer Newsletteranmeldung Ihre IP-Adresse und das Datum der Anmeldung. Dies dient allein dem Nachweis für Fälle, in denen ein Dritter Ihre E-Mail-Adresse missbräuchlich für unseren Newsletter eingetragen hat
3. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Ihre Daten werden nur solange bei uns gespeichert, wie diese für den jeweiligen Zweck erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen.
4. Können Sie in Erfahrung bringen, welche Daten wir über Sie gespeichert haben?
Ja. Sie können auf Wunsch jederzeit Auskunft über Ihre gespeicherten Daten erhalten. Wenden Sie sich hierzu bitte an:
5. Können Sie die Löschung Ihrer gespeicherten Daten veranlassen?
Ja. Selbstverständlich haben Sie jederzeit die Möglichkeit, eine teilweise oder komplette Löschung Ihrer Daten zu veranlassen. Zu diesem Zweck nutzen Sie bitte unser Kontaktformular auf der Internetseite. Wir werden Ihrem Wunsch unverzüglich nachkommen und die Daten löschen. Soweit wir gesetzlich zur Aufbewahrung der Daten verpflichtet oder berechtigt sind, werden die Daten nicht gelöscht, aber gesperrt.
6. Was hat es mit Cookies auf sich und wie werden diese von der Hochschule für Musik Dresden genutzt?
Cookies sind Textinformationen (ASCII-Text), die über Ihren Browser (z. B. Microsoft Explorer, Netscape, Mozilla, Opera und andere) auf Ihrer Festplatte abgelegt werden. Wir verwenden ausschließlich Session-Cookies, d. h. die von uns erstellten Cookies sind nur während Ihres Aufenthaltes auf www.hfmdd.de aktiv und werden nach dem Schließen aller Browser-Fenster gelöscht. In diesem Session-Cookie legen wir vorübergehend variable Informationen ab, die es uns ermöglichen, die von Ihnen gewünschten Einstellungen innerhalb unserer Internetseite darzustellen. Sie können Ihre Browsereinstellungen dahingehend verändern, dass Cookies nicht mehr akzeptiert werden bzw. Ihr Browser Sie vor der Verwendung darauf hinweist. Wir empfehlen Ihnen allerdings, die Verwendung von Cookies zu ermöglichen, da es sonst zu Einschränkungen in der Bedienung der Internetseite kommen kann. Im übrigen können Cookies keine Viren übertragen, keine E-Mail-Adressen und Festplatteninhalte auslesen, die History-Datei nicht übertragen, keine unbemerkten E-Mails versenden, Ihnen nicht die gesamte Festplatte vollschreiben oder gar löschen.
7. Gibt die Hochschule für Musik Dresden die erhaltenen Informationen weiter?
Nein. Die von Ihnen erhaltenen Informationen werden weder an Dritte weitergegeben, noch zu anderen als den genannten Zwecken verwendet.
8. Inwieweit erfolgt eine Datenübermittlung bei der Nutzung der Videoplayer?
Zur Gestaltung der Website durch Einbindung von Videos nutzt die Hochschule YouTube sowie Flowplayer.
Eine Datenübermittlung an YouTube erfolgt nur, wenn Sie den entsprechenden Links folgen. Ein von YouTube bereitgestelltes Plugin wird nicht eingesetzt.
Bei Flowplayer handelt es sich um einen Streaming-Dienst. Durch die Einbindung in die Website werden keine Daten übertragen.
9. Newsletter
Wir bieten allen Interessierten die Möglichkeit, sich über unseren Newsletter informieren zu lassen. Um Ihren Interessen bestmöglich gerecht zu werden, bieten wir drei verschiedene Newsletter-Gruppen an, deren Inhalte sich unterscheiden (Veranstaltungen, Presse oder Hochschulleben). Die Anmeldung erfolgt ausschließlich auf freiwilliger Basis. Für die Anmeldung benötigen wir nur Ihre E-Mail-Adresse. Die Angabe weiterer Daten (Anrede, Name) dient ausschließlich der Personalisierung der Newsletter und ist daher für den Anmeldevorgang nicht erforderlich. Basierend auf der bisherigen Rechtsprechung werden jedoch folgende Daten protokolliert:
- Zum Zeitpunkt der Anmeldung: Datum und Uhrzeit, die von Ihnen angegebenen Daten insb. Mail-Adresse, IP-Adresse
- Zum Zeitpunkt der Bestätigung: Text der Bestätigungsmail inkl. Zeitpunkt und Empfängeradresse, Datum und Uhrzeit der Bestätigung mittels Link, bestätigende Mail-Adresse
Im Anschluss an die Anmeldung erhalten Sie von uns eine Bestätigungsmail. Hiermit stellen wir sicher, dass die von Ihnen angegebene Mail-Adresse richtig ist und zu Ihnen gehört. Mit Angabe Ihrer E-Mail-Adresse und Bestätigung des Links in der Bestätigungsmail (sog. Double-Opt-In) willigen Sie ein, dass wir diese zur Versendung unseres Newsletters verwenden, um Sie entsprechend der Inhalte der von Ihnen ausgewählten Newslettergruppe zu informieren. Newsletter zu anderen Themen werden grds. nicht verschickt. Die Daten werden auch nicht für andere Zwecke genutzt oder mit anderen Daten verknüpft.
Eine Übermittlung der Daten an Dritte erfolgt nicht. Ein externer Dienstleister zum Versand der Mails wird nicht eingesetzt. Die Verwaltung und der Versand der Newsletterdaten erfolgen über den internen Mailserver der Hochschule.
Selbstverständlich haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung für die Zukunft zu widerrufen, indem Sie sich abmelden. Hierzu nutzen Se bitten den Abmeldelink, welchen Sie am Ende jedes Newsletters finden. Im Anschluss werden die zu Ihrer Person gespeicherten Newsletterdaten unverzüglich gelöscht und Sie erhalten keine weiteren Newsletter zugeschickt.
10. Datenschutz unserer Social Media Kanäle
Unsere Datenschutzbedingungen im Bereich Social Media sind auf einer separaten Seite aufgeführt
11. Hinweise
Neben den in Ziffer 3 und 4 genannten Rechten zur Auskunft und Löschung Ihrer Daten stehen Ihnen möglicherweise im Einzelfall noch weitere Rechte auch Berichtigung, Widerspruch, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit zu. Hierzu setzen Sie sich bitte über unser Kontaktformular, per E-Mail an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten mit uns in Verbindung:
Dresdner Institut für Datenschutz
Hospitalstr. 4, 01097 Dresden
Darüber hinaus können Sie sich jederzeit, wenn Sie mit einer Datenverarbeitung durch uns nicht einverstanden sind, an die Aufsichtsbehörde (Sächsischer Datenschutzbeauftragter) wenden.
Sollten Sie noch Fragen zum Datenschutz bei der Hochschule für Musik Dresden haben, können Sie sich gern per E-Mail an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Wir versichern Ihnen, dass wir wesentliche Änderungen unserer Hinweise zum Datenschutz, die zu einem schwächeren Schutz führen, stets einwandfrei kennzeichnen und in angemessener Form publizieren werden. Ihre Anliegen werden vertraulich behandelt.
Die letzte Aktualisierung erfolgte im August 2018.
Self-Service Portal
Mit den folgenden Datenschutzhinweisen erläutern wir, die HfM – Hochschule für Musik Carl Maria von Weber Dresden (Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO), welche personenbezogenen Daten wir über Sie erheben, wenn Sie uns unser Self Service Portal nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.
Wir verzichten auf den Einsatz von Statistikprogrammen oder Tracking-Cookies zur Erfassung und Analyse des Benutzer-/Surfverhaltens. Des Weiteren wird auf diesen Seiten auch keinerlei sog. „Social-Media Plugin“ (wie z.B. den „Facebook Like-Button“) verwendet.
Funktionsweise und Datenverarbeitung
Das Self Service Portal der HfM dient zur Erstanmeldung/Authentifizierung eines Nutzers mittels eines einmaligen persönlichen Coupons. Hierbei vergeben sich die Nutzer für die Zukunft eigene Passwörter. Dieses können die Nutzer im Rahmen der Passwortverwaltung jederzeit ändern. Die Speicherung der Passwörter erfolgt verschlüsselt im eDirectory der TU Dresden (Dienstanbieter).
Die Nutzung des Portals für die o.g. Zwecke ist für alle Nutzer der HfM im Rahmen des Campusmanagements Pflicht und zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, Studiums oder sonstigen Vertrags erforderlich, da zumindest die Nutzung der studentischen bzw. dienstlichen Mailadresse innerhalb der HfM aus datenschutz- und datensicherheitsrechtlichen Gründen verpflichtend ist. Die Nutzung der anderen angebotenen Funktionen erfolgt freiwillig. Möchte der Nutzer die Funktionen nutzen, so ist die Verwendung des Self Service Portals zur technischen Umsetzung und Absicherung zwingend.
Über „Mein Profil“ können die Nutzer jederzeit die zu Ihnen hinterlegten Daten (Kontoinformationen, Stammdaten, Kontaktinformationen) einsehen. Diese Daten werden in dem UserAD der TU Dresden gespeichert und für die Nutzung der Dienste in das AD der HfM provisioniert, solange das Nutzungsverhältnis besteht, d.h. i.d.R. bis zum Ende des Studiums/ Beschäftigungsverhältnisses/ Vertrags.
Der Login erfolgt über eine eigene Anmelde-Seite der HfM mittels des Shibboleth-Verfahrens - siehe gesondertes Dokument – d.h. an dieser Stelle wird mittels eines technischen Verfahrens geprüft, ob der Anmeldende berechtigt ist, sich anzumelden. Nach Eingabe der Nutzerdaten erhalten Sie einen Überblick über die zu Ihrer Person zu übertragenden Daten (insbesondere Nutzerkategorie, Mail-Adresse, vollständiger Name sowie den Nutzernamen). Diese Daten werden bei weiterer Nutzung an das Self Service Portal der HfM (Hosting: TU Dresden) weitergegeben. Hierzu können Sie bei der ersten Nutzung die Weitergabebedingungen festlegen (immer erneut fragen, nur bei Änderungen erneut fragen oder nicht mehr fragen).
Datenspeicherung und Sicherheitsmaßnahmen
Der Server, auf dem unsere Internetseite https://portal.hfmdd.de gehostet wird, befindet sich in einem Rechenzentrum der TU Dresden. Mit dem Hosting-Provider haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.
Beim Einloggen („Login“) werden Sie auf eine andere Seite der HfM weitergeleitet, deren Server sich in einem internen Rechenzentrum der HfM befindet und zum Abgleich der Berechtigung des Anmeldens dient.
Wir verwenden durchgängig eine SSL-Verschlüsselung, sodass Ihre auf unserer Homepage eingesetzten Daten an uns verschlüsselt übertragen werden. Wir weisen jedoch darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per Email) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
Protokollierung, Logfiles
Beim Zugriff auf unsere Webseite werden Daten des Nutzers aus technischen Gründen automatisch protokolliert und in den Logfiles des Systems der TU Dresden gespeichert (Inhalt s.u.). Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Webseite an Ihren Rechner zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Webseite und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen. Rechtsgrundlage für die Speicherung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. lit. e DSGVO i.V.m. § 12 Abs. 1 SächsISichG. Eine Zusammenführung mit anderen Daten des Nutzers erfolgt nicht. Die Daten in den Logfiles werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Im Speziellen handelt es sich um folgende Logfiles:
- ein Access-Log (7 Tage Aufbewahrung): Datum, Uhrzeit, URL und die ersten beiden Zahlen der IP-Adresse (anonymisiert) je Seitenaufruf.
- Error-Log (7 Tage Aufbewahrung): Bei Auftreten eines Fehlers: Datum, Uhrzeit, URL, Fehler, Stack-Trace
- Shibboleth-Logs (7 Tage Aufbewahrung): Datum, Uhrzeit, IP-Adresse, Anzahl und Art der übergebenen Attribute, Session-Id; Beginn und Ende der Session
- Usage-Log: Es wird die SSP-Session-Id, Uhrzeit und die besuchte Seite gespeichert. (Nach Ablauf der Session, keine Personenzuordnung möglich)
Cookies
Unsere Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser im Falle eines Aufrufs der Seite auf den Computersystemen der Nutzer gespeichert werden. Diese Cookies ermöglichen eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Webseite. Cookies rufen keine auf Ihrer Festplatte gespeicherten Informationen ab und beeinträchtigen nicht Ihren PC oder Ihre Dateien. Cookies enthalten keine Viren, Trojaner oder andere schändliche Anwendungen.
In unserem Internetauftritt verwenden wir folgende Cookies:
- Session-Cookie mit Zeitstempel, Hintergrundfarbe und Kontrastauswahl für die Barrierefreiheit. Dieser Cookie wird nur für die Dauer des Besuchs unserer Webseite auf der Festplatte des Besuchers hinterlegt und - abhängig von den Einstellungen des Browsers - beim Beenden des Browsers wieder gelöscht.
- Session-Cookie, welcher nur die Session-ID enthält, um serverseitig eine erneute Dateneingabe und -übertragung bei der Nutzung zu vermeiden. Dieser Cookie wird automatisch gelöscht bei einer neuen Session/ Browserneustart/ längerer Inaktivität (>1h) und ist maximal auf einen Tag begrenzt.
Nutzerprofile werden nicht erstellt. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (berechtigtes Interesse).
Sie haben zu jeder Zeit die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies jedoch deaktivieren/einschränken oder Ihren Browser so einstellen, dass er Sie auf die Sendung von Cookies hinweist. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit – auch automatisiert - gelöscht werden. In der Folge können – aus technischen Gründen – jedoch möglicherweise nicht mehr alle Funktionen unserer Webseite vollumfänglich genutzt werden.
Ihre Rechte und Datenschutzbeauftragter der HfM
In sämtlichen Datenschutzbelangen und insbesondere zur Wahrnehmung Ihrer Rechte gemäß Art. 15 ff. der DSGVO (Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten, deren Herkunft, Empfänger und den Zweck der Verarbeitung sowie ggf. ein Recht auf Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung bzw. Löschung und Widerruf bzw. Widerspruch) können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, den Sie unter Dresdner Institut für Datenschutz,
Änderungen der Datenschutzerklärung
Die Nutzer werden gebeten, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen oder geänderte Rechtsvorschriften dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z.B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.
Outlook Web App (OWA)
Datenschutzerklärung zur Nutzung der Outlook Web App (OWA) der HfM Dresden
Mit den folgenden Datenschutzhinweisen erläutern wir, die HfM – Hochschule für Musik Carl Maria von Weber Dresden (Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO), welche personenbezogenen Daten wir über Sie erheben, wenn Sie unsere Outlook Web App (OWA; Hosting durch TU Dresden) nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.
Wir verzichten auf den Einsatz von Statistikprogrammen oder Tracking-Cookies zur Erfassung und Analyse des Benutzer-/Surfverhaltens. Des Weiteren wird auf diesen Seiten auch keinerlei sog. „Social-Media Plugin“ (wie z.B. den „Facebook Like-Button“) verwendet.
Funktionsweise und Datenverarbeitung
Bei der Outlook Web App der HfM Dresden handelt es sich um einen Zugang zum E-Mail-Postfach der @(stud./lb.)mailbox.hfmdd.de-E-Mailadressen. Die Anmeldung erfolgt mittels des im Self Service Portal (SSP) generierten Logins in Verbindung mit dem dort durch den Nutzer vergebenen Passwort. Dieses kann der Nutzer im Rahmen der Passwortverwaltung im SSP jederzeit ändern. Die Speicherung der Passwörter erfolgt verschlüsselt im eDirectory der TU Dresden (Auftragsverarbeiter).
Die Nutzung des dienstlichen/ studentischen E-Mail-Postfaches ist für alle Nutzer der HfM für die interne Kommunikation aus datenschutz- und datensicherheitsrechtlichen Gründen verpflichtend. Hierfür stellt die Nutzung der OWA eine browserbasierte Möglichkeit dar. Die Nutzung der OWA ist freiwillig, sofern durch den Nutzer Sorge getragen wird, dass er andere Möglichkeiten zur Nutzung seiner E-Mail-Adresse nutzt.
Über „Mein Konto“ können die Nutzer jederzeit die zu Ihnen angezeigten Daten anzeigen und ändern (z.B. Anzeigename). Die über den Nutzer gespeicherten Daten (Kontoinformationen, Stammdaten, Kontaktinformationen) können zentral vom Nutzer über den Punkt „Mein Profil“ im SSP eingesehen werden. Diese Daten werden in dem UserAD der TU Dresden gespeichert und für die Nutzung der Dienste in das AD der HfM provisioniert, solange das Nutzungsverhältnis besteht, d.h. i.d.R. bis zum Ende des Studiums/ Beschäftigungsverhältnisses/ Vertrags.
Datenspeicherung und Sicherheitsmaßnahmen
Der Server, auf dem unsere Internetseite https://mailbox.hfmdd.de gehostet wird, befindet sich im Rechenzentrum der TU Dresden. Mit dem Hosting-Provider haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.
Wir weisen jedoch darauf hin, dass der Open-Web-Access bei Nutzung der Outlook Web App Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
Protokollierung, Logfiles
Beim Zugriff auf unsere Webseite werden Daten des Nutzers aus technischen Gründen automatisch protokolliert und in den Logfiles des Systems der TU Dresden gespeichert (Inhalt s.u.). Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Webseite an Ihren Rechner zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Webseite und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen. Rechtsgrundlage für die Speicherung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. lit. e DSGVO i.V.m. § 12 Abs. 1 SächsISichG. Eine Zusammenführung mit anderen Daten des Nutzers erfolgt nicht. Die Daten in den Logfiles werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Im Speziellen handelt es sich um folgende Logfiles:
UserLog
Exchange Web Service (EWS)-Log
Hierbei werden insbesondere folgende Datenarten erfasst:
- Benutzerkennung
- Datum und Uhrzeit des Verbindungsaufbaus und des Verbindungsabbaus
- IP-Adresse des Servers, mit dem die Verbindung aufgebaut wurdeInformation, ob der Login-Versuch erfolgreich war oder nicht
- IP-Adresse des anfragenden Rechners
- Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystems (sofern vom anfragenden Webbrowser übermittelt)
- AngeforderteURL
Cookies
Auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO werden lediglich technisch erforderliche Cookies zum Einsatz. Das berechtigte Interesse der HfM besteht hierbei in der Gewährleistung von Benutzerfreundlichkeit sowie der uneingeschränkten technischen Funktionalität (z.B. Speicherung der Nutzer-ID). Die Speicherdauer dieser Cookies beträgt maximal 12 Monate.
Darüber hinaus wird keine Art von User-Tracking eingesetzt, insbesondere erfolgt keine Auswertung für Reichweitenanalysen oder Ähnliches.
Ihre Rechte und Datenschutzbeauftragter der HfM
In sämtlichen Datenschutzbelangen und insbesondere zur Wahrnehmung Ihrer Rechte gemäß Kap. 3 DSGVO können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, den Sie unter Dresdner Institut für Datenschutz,
Änderungen der Datenschutzerklärung
Die Nutzer werden gebeten, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen oder geänderte Rechtsvorschriften dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z.B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.
Stand: September 2020